Wer eine Firmenweihnachtsfeier plant, sollte den steuerlichen Freibetrag früh im Budget berücksichtigen. Auch 2026 gilt: Bis zu 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung bleiben grundsätzlich steuerfrei.Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden.
Wie hoch ist der Freibetrag 2026?
Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen beträgt 2026 weiterhin 110 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer und Veranstaltung.Wichtig: Es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Wird der Betrag überschritten, ist grundsätzlich nur der Teil über 110 Euro steuerpflichtig.
Beispiel
Kosten pro Mitarbeiter: 140 Euro
Freibetrag: 110 Euro
Steuerpflichtiger Anteil: 30 Euro
Welche Kosten zählen zur Weihnachtsfeier?
Für die Berechnung werden die relevanten Gesamtkosten der Veranstaltung auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt.Dazu können unter anderem gehören:
- Essen und Getränke
- Location und Raummiete
- Musik oder Entertainment
- Dekoration und Technik
- gemeinsame Transfers
- Geschenke im Rahmen der Feier
- Kosten für Begleitpersonen
Entscheidend ist deshalb nicht nur der Preis für Menü oder Location, sondern das gesamte Veranstaltungsbudget.
Was gilt für Begleitpersonen?
Für Begleitpersonen gibt es keinen zusätzlichen Freibetrag. Die auf die Begleitperson entfallenden Kosten werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Dadurch kann der Freibetrag von 110 Euro schneller überschritten werden.
Wie wird der Freibetrag pro Mitarbeiter berechnet?
Die relevanten Gesamtkosten werden grundsätzlich durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Gerade kurzfristige Absagen können deshalb dazu führen, dass die Pro-Kopf-Kosten steigen. Für Unternehmen ist eine möglichst realistische Teilnehmerplanung daher nicht nur organisatorisch, sondern auch steuerlich sinnvoll.
Was passiert bei mehr als 110 Euro pro Mitarbeiter?
Eine Weihnachtsfeier darf selbstverständlich mehr als 110 Euro pro Mitarbeiter kosten. Der übersteigende Betrag ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann der Arbeitgeber diesen Anteil pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer versteuern. Wer ein höheres Budget plant, sollte die steuerliche Behandlung frühzeitig mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung abstimmen.
Was gilt für Fahrt- und Übernachtungskosten?
Fahrt- und Übernachtungskosten müssen im Einzelfall betrachtet werden. Gemeinsam organisierte Fahrten zur Veranstaltung können Teil der Veranstaltungskosten sein. Andere Reiseaufwendungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Reisekosten behandelt werden. Bei größeren Entfernungen, Übernachtungen oder mehrtägigen Veranstaltungen empfiehlt sich deshalb eine steuerliche Prüfung.
Checkliste für die Planung
Unternehmen sollten für die Weihnachtsfeier insbesondere dokumentieren:
- tatsächliche Teilnehmer
- Begleitpersonen
- Gesamtkosten der Veranstaltung
- Kosten pro Mitarbeiter
- bereits durchgeführte Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr
So lässt sich früh erkennen, ob der Freibetrag eingehalten oder überschritten wird.
Fazit
Auch 2026 bleibt der 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter ein wichtiger Faktor bei der Planung einer Firmenweihnachtsfeier.
Für die Kalkulation zählen nicht nur Essen und Location, sondern sämtliche relevanten Veranstaltungskosten. Wer Teilnehmerzahl, Begleitpersonen und Gesamtkosten früh berücksichtigt, kann das Budget deutlich verlässlicher planen.
Lesen Sie zu diesem Thema auch unser Interview mit Steuerberater Florian Fischer von der Kanzlei Fischer & Reimann.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.